Comment l'efficacité devient-elle de l'efficience au travail ?

22.02.2023

Comprendre la différence entre efficacité et efficience demande un peu de subtilité 🤓. C’est pourquoi on va prendre le temps de les définir. Pour commencer, reprenons l’explication de Peter Drucker (un professeur et un consultant américain en management d'entreprise) : « l'efficacité consiste à faire les bonnes choses. L'efficience consiste à faire les choses de la bonne façon ». On entre dans le vif du sujet.

Selon notre très cher Larousse, l’efficacité est « le caractère d'une personne, d'un organisme efficace, qui produit le maximum de résultats avec le minimum d'efforts, de moyens ».

Dans le monde de l’entreprise, cela revient à te focaliser sur les tâches essentielles afin d’atteindre tes objectifs 📈. Tu dois pour cela savoir déterminer tes priorités, comprendre les enjeux et la stratégie mise en place mais aussi attribuer les ressources les plus adaptées.

Le Larousse (encore lui) définit l’efficience comme la « capacité d'un individu ou d'un système de travail d'obtenir de bonnes performances dans un type de tâche donné ».

Du coup, travailler de manière efficiente, c’est en gros de faire plus, avec moins, s’assurer que les missions sont effectuées de la bonne façon.


📍 Un exemple concret pour bien saisir la différence entre efficacité et efficience : 

📁 Question : est-ce que tu préfères obtenir un 16/20 après avoir révisé pendant 15 jours ou un 14/20 après un après-midi de révision ? 

📂 Si tu optes pour la seconde option, tu as alors une approche efficiente, puisque tu cherches à optimiser le ratio entre les ressources utilisées et le résultat obtenu. 

Donc, en résumé, l'efficience calcule la performance du résultat obtenu selon les ressources utilisées. L'efficacité, pour sa part, mesure l'atteinte d'objectifs prédéfinis ou l'utilisation optimale des ressources.

Avoir une équipe efficiente est aujourd’hui indispensable. Tu sais que tu dois veiller à la maîtrise des coûts sans pour autant négliger la qualité ainsi que la satisfaction de tes clients. Ce qu’on attend généralement de toi, c’est d’être toujours autant (voire plus) efficace tout en réduisant les efforts 🦸 !

La recherche d’efficience te mène en outre à revoir ton organisation, tes processus, tes offres… Elle encourage la créativité et l’innovation, deux autres clés de performance (comme tu le sais). Et comme si cela ne suffisait pas, être efficient s’inscrit également pleinement dans une démarche RSE : cela repose en effet sur une organisation moins consommatrice (temps, énergie, ressources…). 

📣 En résumé : grâce à l’efficience, tu consommes moins et tu produis mieux. Que demander de plus ?

Maintenant, tu te poses LA question : une équipe doit-elle être efficace ou efficiente ? La bonne réponse est… Les deux mon capitaine (en tout cas, dans l’idéal 😍). Eh oui, une équipe efficace mènera à bien ses différentes tâches mais lentement. A contrario, une team efficiente les terminera rapidement mais en négligeant peut être la priorité à donner aux initiatives.

Et là, tu te poses la deuxième question : mais comment faire pour avoir une équipe qui soit à la fois efficace ET efficiente ? On te donne quelques tips, à commencer par la règle de base : tes collaborateurs ne doivent pas perdre de vue la vision globale de l’entreprise mais ils doivent aussi veiller à leur productivité et à leur vitesse de travail.

Ton équipe ne peut pas être efficace si elle n’a pas conscience de son impact sur les objectifs de l’entreprise 🙅. C’est pourquoi tu dois communiquer et informer tes collaborateurs pour faire le lien entre leurs tâches et les objectifs.

Tu peux pour cela t’aider d’un outil de gestion du travail afin de coordonner de manière optimale le travail de tes collaborateurs et leur transmettre les infos nécessaires. Ils peuvent alors mieux définir leurs priorités.

Le cloisonnement est un frein à l’efficacité. Tu dois encourager la réussite collective avec, encore une fois, une bonne compréhension des responsabilités de chacun (ainsi que des buts et des échéances). 

Si tu veux rendre ton équipe efficiente, tu dois commencer par identifier les éléments qui la ralentissent afin d’apporter des points d'amélioration. Il est ensuite crucial de faire un suivi régulier et d’échanger sur la progression des projets 📈.

Une fois que ton équipe a gagné en efficacité, tu peux te concentrer sur son efficience. Tu peux pour cela te tourner vers l’automatisation (processus métier ou tâches manuelles) afin de libérer du temps. Pourquoi ? Pour que tes collaborateurs se concentrent plus sur des missions stratégiques et qualifiées !

Autre conseil : intègre tous leurs outils de travail en un seul et même endroit, histoire de ne pas avoir à switcher entre 15 applications tout au long de la journée 🙈.

L’une des clés menant à l’efficience est de capitaliser la connaissance collective. L’acquisition de compétences améliore le processus de production et permet de rester compétitif 🥇. 

Avoir une équipe efficace, c’est la base. Qu’elle soit en plus efficiente, c’est le top du top. Car cela signifie qu’elle travaille de manière optimale mais avec moins d’efforts ! Et si tu atteins cet objectif, tu pourras être très fier de toi (et de tes équipes, ça va sans dire). Mais tu sais quoi ? On n’en doute pas un instant car à l’IFAG, on va te donner toutes les clés pour y parvenir 🔥.